Warum eInvoicing?

Rechnungsbearbeitung ist in vielen Unternehmen noch immer ein komplizierter Prozess: Eingangsrechnungen kommen in Papierform an. Danach gilt es, die Rechnungen mit Stempeln zu versehen, zu kopieren und per Hauspost durchs Haus zu reichen, um sie zu prüfen, freizugeben, zu begleichen und schließlich korrekt abzulegen.

(1) eInvoicing sorgt für einen schlanken Rechnungsprozess / Rechnungsworkflow

eInvoicing mit einem digitalen Rechnungsworkflow lässt den Rechnungsprozess schnell und effizient verlaufen. Ein Mitarbeiter scannt alle eingehenden Papierrechnungen, so dass diese umgehend im elektronischen Invoice Processing erscheinen. Eine OCR-Software (automatische Texterkennung) erfasst die Rechnungsdaten automatisch (z.B. Belegnummer, Datum, Kreditor usw.). Die Daten müssen nicht mehr zeitaufwendig manuell erfasst werden. Der elektronische Rechnungsworkflow vom Eingang bis zur Ablage erhöht die Prozessgeschwindigkeit deutlich.

Zudem liefert das eInvoicing-System standardisierte Workflows. Unnötige Aufwände aufgrund von Prozessabweichungen entfallen. Wiederkehrende Buchungen lassen sich hinterlegen, zum Beispiel für die monatliche Telefonrechnung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung weiter. Die Workflows für Ihre Eingangsrechnungen sind, abhängig von Art und Höhe der Rechnungen, unterschiedlich einstellbar.

Des Weiteren lässt sich eine eInvoicing-Lösung mit Ihren eProcurement-, ERP- und FiBu-Systemen integrieren. Auf diese Weise entsteht ein effizienter, durchgängiger „procure-to-pay“ Rechnungsprozess: vom automatischen Abgleich der Rechnungen mit den Bestellungen bis zur automatisch eingeleiteten Zahlung.

2) Digitale Rechnungsbearbeitung / Rechnungsprozess schafft Freiräume für Kernaufgaben

Durch die schlanke Rechnungsbearbeitung mit Hilfe eines eInvoicing-Systems entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden administrativen Routineaufgaben. Jeder Mitarbeiter, der in Ihrem Unternehmen Rechnungen prüft und freigibt, spart durch eInvoicing Zeit und kann sich besser auf Kernaufgaben konzentrieren.

In der Buchhaltung entfallen manuelle Prüfungen von Positionssummern, Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträgen sowie von formalen Kriterien wie Adressdaten und Umsatzsteuernummern. Das eInvoicing-System erkennt und markiert Fehler automatisch. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen können mehr Zeit darauf verwenden, zum Beispiel Daten und Auswertungen zur strategischen Unternehmensführung für die Geschäftsleitung aufzubereiten oder Monats- und Jahresabschlussarbeiten zu erledigen.

Zudem gleicht das eInvoicing-System die Rechnungen automatisch mit den Bestellungen ab, so dass Nachfragen beim Einkauf entfallen, zum Beispiel ob die Einzelpreise der Positionen mit den vereinbarten Konditionen übereinstimmen. Der Einkauf kann sich nun den wichtigen Aufgaben widmen, wie Preisverhandlungen und strategischen Lieferantenbewertungen.

(3) Digitaler Rechnungsworkflow / Rechnungsprozess reduziert Fehlerrisiko bei der Rechnungsbearbeitung

Die elektronische Rechnungsverarbeitung liefert klar definierte Arbeitsabläufe, die das Risiko für Fehler minimieren. Ein eInvoicing-System führt den Anwender sicher durch den Rechnungsprozess. Schritte des Rechnungsprozesses können nicht vergessen werden. Eingabe-Checks verhindern fehlerhafte Angaben.

Zudem greift das eInvoicing-System für die elektronische Rechnungsbearbeitung auf die Stammdaten Ihres ERP-Systems zu. Auf diese Weise vermeiden Sie Übertragungsfehler bei der Zuordnung von Kostenstellen, Konten und Kreditoren. Die Ablage findet automatisch komplett und revisionssicher im zugehörigen elektronischen Archiv statt.

Ein elektronisches Invoice Processing stellt automatisch sicher, dass die Qualität Ihrer Prozesse gleichbleibend hoch ist. Zudem sinkt durch klare Vorgaben und Eingabehilfen die Abhängigkeit von wenigen Wissensträgern im Unternehmen.

(5) Automatische Rechnungsverarbeitung sorgt für optimale Nutzung von Skonti und Zahlungszielen

Elektronisches Invoice Processing spart bares Geld: Der Rechnungsworkflow lässt sich so organisieren, dass Ihrem Unternehmen kein Skonto mehr entgeht. Über ein Ampelsystem sind überfällige Rechnungen sofort erkennbar und der Mitarbeiter kann die offenen Rechnungen zuverlässig und fristgerecht mahnen. Damit sichert die automatische Rechnungsverarbeitung Ihrem Unternehmen optimale Liquidität, ohne unnötige Verzugskosten zu riskieren.

➩ E-Invoicing und elektronisches Invoice Processing bringen Ihr Unternehmen voran

„E-Invoicing und Invoice Processing sorgen durch einen automatisierten Rechnungsworkflow für einen schlanken Rechnungsprozess sowie strategische Freiräume, reduzierte Fehlerrisiken, mehr Transparenz und eine optimale Liquiditätsplanung. Die elektronische Rechnungsbearbeitung reduziert Kosten und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.“

(Harald Voll, Geschäftsführender Gesellschafter, Plenus IT Solutions GmbH)