Beschaffungslösungen für Gewerbe & Kommunen – von plenus IT

Die Beschaffung der öffentlichen Hand unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben genauso, wie sie in der alltäglichen Beschaffung oft unnötigen Aufwand verursacht. Mit dem bei vielen Kommunen schon bewährten E-Procurement-System von Plenus IT holen sich Arbeitserleichterung ebenso ins Haus wie eine erhöhte Sicherheit in Vergabeprozessen.

• Effiziente Alltagsbeschaffung: Ob Büromaterial, Nachbestellungen oder Abrufe aus bestehenden Rahmenverträgen – wiederkehrende Bedarfe werden über digitale Kataloge und automatisierte Freigabe-Workflows schnell und transparent abgewickelt.
• Vergaberechtliche Konformität: Bei formellen Vergabe- und Ausschreibungsprozessen gewährleistet das System die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (z. B. nach UVgO, VOB/A, VgV) – von der strukturierten Dokumentation bis hin zu den geforderten Prozessschritten der E-Vergabe.

Damit fügt sich die Lösung nahtlos in die Praxis moderner Kommunalverwaltungen ein und entlastet Ihre Mitarbeiter von administrativen Hürden.

Beschaffungsprozesse reichen von der Bedarfsanforderung über Genehmigung, Bestellung und Wareneingang bis zur eingehenden Rechnung – im Fachumfeld Procure-to-Pay (P2P) genannt. Die plenus Procure Lösungen bilden diese Schritte vollständig ab, nur die eigentliche Zahlung selbst bleibt dem über Schnittstellen angebundenen ERP- oder Finanzbuchhaltungssystemen überlassen.

1. Bedarfsanforderung – Bedarf am Arbeitsplatz erfassen, per Katalog oder frei (bei Projekten auch als Ausschreibung mit Angebotsvergleich).
2. Genehmigung – Freigabe über hinterlegte Genehmigungsworkflows, budget- und regelkonform.
3. Bestellung – Bestellung an die Lieferanten, inkl. Anbindung von Stammlieferanten und Amazon Business.
4. Wareneingang – Lieferung erfassen und mit Bestellung abgleichen.
   Rechnung – Rechnungen prüfen und revisionssicher verarbeiten, dann Übergabe an ERP/Finanzbuchhaltung.

Mehr zu den einzelnen Bausteinen: E-Procurement · Rechnungsverarbeitung

Was ist eine Beschaffungslösung?

Beschaffungslösungen sind Systeme, die in Unternehmen, Kommunen und anderen Organisationen den Einkauf (von Bedarfsanforderung bis Rechnung) effizienter und nachvollziehbar machen. Der Begriff umfasst dabei mehr als nur Software: Auch Marktplatz- und Dienstleistungsmodelle zählen dazu. In digitaler Form spricht man von E-Procurement, bei dem die Beschaffungsprozesse elektronisch abgebildet werden.

Für wen eignen sich Beschaffungslösungen?

Beschaffungslösungen eignen sich alle Organisationen (vom gewerblichen Mittelstand bis zu Kommunen und Behörden), die regelmäßig einkaufen, ihre Beschaffung optimieren und strukturieren möchten. Für Unternehmen stehen dabei vor allem Effizienz & Kosten des Einkaufs im Vordergrund, für den öffentlichen Sektor die Rechts- und Prüfsicherheit im Rahmen des Vergaberechts. plenus IT deckt beide Zielgruppen aus einer Hand ab – eine am Markt eher seltene Kombination.

Welche Schritte umfasst der Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess umfasst typischerweise fünf Schritte: 1. Bedarfsanforderung, 2. Genehmigung, 3. Bestellung, 4. Wareneingang und 5. Rechnung. Dieser Ablauf wird auch als Procure-to-Pay (P2P) bezeichnet. plenus IT E-Procurement-Systeme bildet diesen Prozess von der Anforderung bis zum Rechnungseingang digital ab.

Lassen sich Beschaffungslösungen an ERP- und Finanzsysteme anbinden?

Ja – und das ist oft sogar sehr sinnvoll. Über Schnittstellen können Beschaffungslösungen an bestehende ERP- und Finanzsysteme angebunden werden. Ohne Medienbruch können dann z.B. Bestell- und Rechnungsdaten übergeben werden. plenus IT bietet Anbindungen an gängige ERP-/FiBu-Systeme – darunter SAP – sowie an Kataloge per OCI-Punch-out und an Amazon Business. So bleiben Stammdaten und Buchungen im führenden System, während der Einkauf in der Beschaffungslösung strukturiert abläuft.

Was unterscheidet eine Beschaffungslösung von einem Marktplatz?

Eine Beschaffungslösung steuert den gesamten Einkaufsprozess – von der Bedarfsanforderung bis zum Rechnungseingang –, während ein Marktplatz oder eine Plattform vor allem die Übersicht und den Zugang zu Lieferanten bzw. Produkten bündelt. Freigabeprozesse, Budgetkontrolle, prüfbare Dokumentation, etc. zeichnen Beschaffungslösungen wie die von plenus IT aus. Beides schließt sich nicht aus: Marktplätze wie Amazon Business lassen sich als Bezugsquelle in eine Beschaffungslösung einbinden.