Stadt Karlsruhe setzt auf eProcurement von Plenus
Die Stadt Karlsruhe hat die eProcurement-Lösung von Plenus eingeführt, um die Beschaffung der Stadt in einem digitalen Kaufhaus übersichtlich zu bündeln. Den rund 850 Bestellern in den Ämtern und Dienststellen der Stadt gibt das Kaufhaus im Intranet Zugriff auf über 7.000 Artikel. Bis zu 100 Bestellungen am Tag werden mittlerweile an die Lieferanten gesendet. Das macht Bestellungen schnell, fehlerfrei und einfach, denn der Bestellprozess läuft automatisiert digital ab; für Besteller entfallen zudem zeitraubende Angebotsvergleiche bei der Beschaffung. Der Gesamtstädtische Einkauf erhält wiederum umfassende Controlling-Optionen, um Rahmenverträge bedarfsgerecht abzuschließen und zu optimieren. Die neue eProcurement-Lösung legt auch die Grundlage für die E-Rechnung. Die eProcurement-Lösung von Plenus ist für die Stadt Karlsruhe der Schlüssel zu mehr Transparenz und Effizienz bei der Beschaffung.
Ausgangssituation
„Früher mussten Besteller bei der Stadt Karlsruhe auf Basis von Rahmenverträgen in mehr als sechs externen Online-Shops der Vertragspartner oder auch per Fax Verbrauchsmaterialien ordern“, erinnert sich Simon Stoll, Projektleiter Digitales Kaufhaus bei der Stadt Karlsruhe, an die Ausgangssituation und führt aus: „Daher haben wir nach einer Lösung gesucht, um unsere Beschaffungsprozesse zu bündeln, zu vereinfachen und zu analysieren.“ Denn da die Online-Shops zu den Rahmenvertragspartnern gehören, gab es für den Gesamtstädtischen Einkauf der Stadt Karlsruhe keine Möglichkeit, auf Daten für das Controlling zuzugreifen.
Auswahlkriterien: bewährt, ausgereift und top bepreist
2019 fällt der Beschluss: Die Beschaffung der Stadt Karlsruhe wird neu aufgestellt und ein Beratungsunternehmen unterstützt bei der europaweiten Ausschreibung. Nach einem harten Auswahlverfahren fällt im Sommer 2020 die Entscheidung für das Bamberger Unternehmen Plenus IT Solutions GmbH und seine eProcurement-Suite Business Procure Desktop. „Für Plenus sprachen drei wichtige Argumente: Erstens, gute Referenzen, denn wir suchten eine bewährte Lösung. Zweitens, der hohe Reifegrad der Anwendung in Kombination mit der Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, und schließlich das top Preis-Leistungsverhältnis“, begründet Simon Stoll die Entscheidung für Plenus. In Zusammenarbeit mit den Plenus-eProcurement-Spezialisten startet die Implementierung und bildet Schritt für Schritt die bestehenden Rahmenverträge im System ab. Wöchentliche Status-Meetings mit den Plenus-Projektleitern sichern die nahtlose Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Stadt Karlsruhe: Unter anderem muss das Team Daten und Produkt-Kataloge übernehmen, Berechtigungskonzepte für Besteller erstellen und Workflows definieren.
Dezentral und doch transparent
Im März 2021 öffnet das digitale Kaufhaus und schafft damit elegant den Spagat zwischen dezentraler Organisation der städtischen Dienststellen und der Einkaufsbündelung in einem einzigen stadteigenen Online-Shop. Heute nutzen das digitale Kaufhaus auf Basis der Plenus-Technologie rund 850 Besteller, die täglich über 100 Bestellungen tätigen. Von Arbeitsbekleidung über Feuerlöscher bis zu Reinigungsmitteln und Spülmaschinentabs – über 7.000 Artikel stehen zur Verfügung. Fachliche und finanzielle Genehmigungsfunktionen sorgen für ein verfahrenskonformes und dokumentiertes Beschaffungswesen.
Beschaffung in der Hoheit der Stadt Karlsruhe
„Im Ergebnis hat die Stadt Karlsruhe dank der Plenus eProcurement-Lösung die vollständige Hoheit über alle Beschaffungsprozesse – von der Administration über die Bestell-Berechtigungen bis zum Controlling der Bestellungen – gewonnen. Das ist echte Transparenz und eine Vereinfachung für den Gesamtstädtischen Einkauf“, stellt Simon Stoll ein wichtiges Ergebnis heraus. „Für die Besteller – und das ist vielleicht noch wichtiger – ist die Beschaffung viel einfacher und zeitschonender: Man meldet sich morgens einmal im Shop an, bestellt in den Multilieferantenkatalogen und erhält dann die Waren direkt an die ausgewählte Lieferadresse. Einfacher und schneller geht es nicht.“
Vorbei die Zeit, in der Besteller in vielen unterschiedlichen Online-Shops oder sogar einmal wöchentlich per Fax bestellen mussten. Auch aufgrund der einfachen Bedienung ist die Akzeptanz der Besteller hoch, denn viele Funktionen sind aus dem privaten Online-Shopping bereits vertraut. In der nächsten Ausbaustufe des Projekts steht die SAP-Einbindung auf der Agenda.
Projektleiter Simon Stoll: „Die Plenus eProcurement-Lösung digitalisiert die Beschaffung mühelos und sorgt für unschlagbare Effizienz. Auch bei der Implementierung hat das Plenus-Team um Harald Voll einen Super-Job gemacht. Das war Arbeiten auf Augenhöhe – fachlich kompetent und umsetzungsstark.“